Gestione rimborso spese con il DMS

Gestione rimborso spese con il DMS

La disponibilità di sviluppo delle action, mi ha recentemente permesso di creare un modulo utile in tutte le aziende: la gestione del rimborso spese per le trasferte.

Il modulo è nato da una richiesta specifica, ma mi ha dato la possibili tà di sviluppare un modulo standard e altamente personalizzabile con le richieste specifiche di ogni azienda.

Come è stata affrontata e ipotizzata la richiesta?

La gestione è stata divisa in due parti, entrambe utilizzabili sia da applicativo, da web o attraverso l’applicazione mobile.
Nell’esempio qui di seguito si è ipotizzata la registrazione di una trasferta per il dipendente da parte dell’amministrazione tramite l’applicativo Windows, mentre l’inserimento delle righe di rimborso è delegato al dipendente in trasferta ed è effettuato tramite l’app mobile:

  • Inserimento trasferta: dall’amministrazione viene inserito il dato di “testata” della trasferta, indicando il dipendente, lo scopo, il tipo di trasferta , eventuali somme erogate in anticipo e la durata della trasferta sessa
Schermata di inserimento di una trasferta da PC
  • inserimento rimborso: da cellulare, in pochi semplici passaggi, il dipendente può selezionare la trasferta per la quale si sta facendo richiesta di rimborso (avendo visibilità solamente delle proprie trasferte), indicare l’importo e pochi altri semplici dati
Inserimento riga da telefono

E’ possibile dalla applicazione scattare una foto allo scontrino o alla fattura relativa alla riga di rimborso, in maniera tale che questa venga allegata all’inserimento e sia immediatamente disponibile all’amministrazione

Una volta inserite tutte le voci di rimborso necessarie, queste risulteranno visibili anche nell’applicativo, dando un immediato riscontro all’amministrazione del reale ammontare della trasferta e avendo a disposizione tutti i documenti necessari per effettuare la registrazione.

Selezionando una delle voci dall’elenco è inoltre possibile inoltre visualizzare una anteprima del documento (riquadro 1) e i collegamenti ad altri documenti, come ad esempio alla trasferta (riquadro 2), mentre effettuando un doppio click è possibile visualizzare l’immagine a massima risoluzione ed entrare nella schermata contenente tutti i dati relativi all’inserimento.

Il modello qui rappresentato è lo schema base della gestione rimborso spese pensato per una flessibilità e adattabilità estrema.
E’ stato pensato per rendere possibile rapidamente un processo di approvazione automatizzato, gestire delle notifiche via email e produrre dei file PDF riepilogativi per far fronte a tutte le esigenze.

La modularità di GLOBE, il DMS utilizzato per la realizzazione di questo applicativo, si è dimostrata ancora una volta una vera risorsa, rendendo possibile la creazione di un modulo base facilmente integrabile al proprio ERP e assolutamente integrabile nel proprio flusso documentale, e, non da meno, snellendo drasticamente i tempi di gestione dei rimborsi spese e accentrando in un unico punto tutti i documenti necessari.

La possibilità di gestire la visibilità a ruoli aziendali e la possibilità di poter esportare tutte le griglie in Excel completano il quadro

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *