I limiti dei comuni metodi di archiviazione e condivisione dei file
Il mondo del lavoro, negli anni e con i continui progressi tecnologici, ha raggiunto livelli di flessibilità e condivisione delle informazioni che spesso aumentano esponenzialmente al crescere del proprio business e all’aumentare del numero di collaboratori o clienti. Scambio di informazioni che spesso avviene tramite lo scambio di file.
Per chi con i documenti ci lavora, pensare di poter relegare i propri file ad una share di rete, una web repository o agli allegati di mail, inizia ad essere una visione utopica.
La necessità di poterli reperire in ogni momento e di poterli/doverli condividere in maniera cooperativa rende le normali soluzioni obsolete e rischiose.
Ma proviamo ad analizzare i limiti:
Share di rete
– Necessitiamo di essere in rete aziendale o in VPN: questo è un limite notevole, non è di fatto ovunque possibile avere accesso alla rete interna o alla VPN.
– Lasciamo a chiunque (autorizzato) la possibilità di salvare i file seguendo una propria logica e non con una guidata, rendendo di fatto possibile l’introduzione di “errori”.
– Non è sempre facile risalire a chi abbia effettuato modifiche, cancellazioni, aggiunte.
– E’ facile, non essendoci controlli, duplicare file involontariamente.
Repository Online
– Lasciamo a chiunque la possibilità di salvare i file seguendo una propria logica e non con una guidata, rendendo di fatto possibile l’introduzione di “errori”.
– E’ facile, non essendoci controlli, duplicare file involontariamente.
– La condivisione dei file non sempre risulta immediata, soprattutto verso terzi non facenti parte dell’azienda
Allegati mail
Non può neanche essere considerata una vera forma di archiviazione, bensì un semplice mezzo di condivisione. Innegabile come però questo metodo non sia privo di rischi e limiti, quali l’inserimento nello spam o in black list, piuttosto che limiti di dimensione degli allegati stessi
Archivi esterni
– Disponibilità dai dati limitata a coloro che possono accedere al supporto.
– Rischi elevati nella manipolazione dei supporti
– Condivisione difficile.
Archiviazione cartacea
– E’ ovviamente obsoleta
-necessita di un dispendio di tempo notevole
– E’ facile che i documenti vengano persi o sgualciti.
– La libera archiviazione comporta una elevata probabilità che manchi uno standard di archiviazione.
– Condivisione diventa difficile.
Conclusioni
Di metodi di archiviazione e condivisione, sicuramente ne esistono molti, ma tutti manifestano forti limiti che la moderna gestione dei contenuti non può più accettate.
Se sono parte attiva del modello di business, un DMS diventa una necessità per una realtà che opera sul mercato attuale, e il suo utilizzo comporta numerosi vantaggi.
Ma questi vantaggi , verranno spiegati in una altro articolo.
