Lockdown, smart working e DMS

Lockdown, smart working e DMS

Il lockdown ha costretto molte aziende allo smart working, una misura tanto necessaria quanto restrittiva che ha posto molte aziende di fronte ai propri limiti tecnologici.
Vediamo come l’adozione di un sistema DMS, nello specifico Globe Dms con tutte le sue caratteristiche, ha invece aiutato nello smart work

Eliminazione della necessità del cartaceo

Sembra una banalità, ma è anche il vantaggio più evidente: scompare la necessità di dover reperire fisicamente i documenti dagli archivi.

Il dover “sfogliare faldoni” per recuperare i documenti comporta l’essere fisicamente nella sede dove si trovano gli archivi, rendendo immediatamente inattuabile lo smart working.
Un DMS, rende i documenti accessibili a tutto il personale autorizzato rispettando le regole del GDPR, inoltre coinvoglia in un unico punto anche tutti i documenti che devono essere allegati, le note operative e tutta la relativa comunicazione interna.

Tutto disponibile sul portale web

Nessuna VPN, nessun software di connettività proprietario, basta una connessione internet e, invece di usare il client, all’utente basta collegarsi all’indirizzo web ed effettuare la sua login, i dati saranno disponibili, consultabili e lavorabili da web.

Team work garantito e semplificato, senza doversi incontrare

E il controllo dell’attività in un team? Tramite workflow e il sistema centralizato di notifiche e gestione, ogni utente saprà in tempo reale se ha dei documenti a carico, se su questi deve effettuare delle attività (e quali), inoltre i team manager potranno visualizzare lo stato di avanzamento dei lavori, le tempistiche di svolgimento delle attività assegnate e conoscere in tempo reale, anche tramite l’app mobile, a chi è in carico il processo in quel momento.

Clienti e fornitori sempre aggiornati e coinvolti

Con il portale clienti/fornitori è possibile rendere disponibili ai propri partners aziendali in ogni momento i loro documenti, fornendo loro anche strumenti di analisi, stato di avanzamento dei lavori a loro legati, o rendendoli parte dei processi attivi mediante i workflow.

Gestione interna e del personale delocalizzata

Lo smart working viene anche agevolato rendendo possibile gestire da remoto anche tutte le procedure interne come la richiesta ferie,  la distribuzione dei cedolini, il tutto con pochi semplici processi configurabili, che velocizzano il lavoro degli impiegati e assicurano la corretta e immediata comunicazione tra il personale.

Qual’è la conclusione?

In periodi come questo insomma un software documentale può davvero fare la differenza rendendo il lavoro da casa esattamente uguale a quello dall’ufficio, evitando compromessi o, nella peggiore delle ipotesi il blocco totale del lavoro.
In Italia fino ad oggi lo smart working non era mai stato molto adottato, ma siamo sicuri che sia entrato nel bagaglio culturale e lavorativo degli italiani, con la certezza che ne vedremo un uso magari sporadico ma sicuramente costane. Anche in quest’ottica l’integrazione di un documentale rimane un’ottima scelta per una gestione smart e che potrebbe fare la differenza tra lo svolgere delle giornate di lavoro dalla propria abitazione piuttosto che perdere completamente delle giornate uomo.

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