Il concetto di workflow nel documentale

Il concetto di workflow nel documentale

Uno dei vantaggi della Document intelligence, come vi abbiamo già spiegato, è dato dal fatto che il documento possa diventare parte attiva dei processi aziendali.

Se pensiamo ai cicli di approvazione di un ordine, ad esempio, sappiamo che tipicamente il tutto vada gestito via mail (magari aggiungendo il documento in allegato), con tutti i rischi che ne derivano: mail terminate nello spam, mail inoltrate a colleghi per richiedere attività o autorizzazioni, che spesso si perdono causa destinatari multipli e letture posticipate.

Con Globe la gestione viene semplificata e standardizzata in base al tipo di documento e alle tue necessità, e di fatti possibile creare dei workflow personalizzati per far si che il flusso, si esso di validazione, di approvazione o altro, segua dei binari prestabiliti e venga monitorato in tutto il suo ciclo vitale.

Come funzionano i workflow?

Interfaccia di creazione dei workflow

Tramite l’interfaccia amministrativa del software è possibile associare ad ogni template (tipologia di documento) un workflow, assegnandogli la condizione di partenza (ingresso del documento nel documentale, assegnazione di un determinato valore ad una chiave, avvicinamento alla data di scadenza del documento), definito questo:

  • tramite delle azioni, ovvero delle interfacce utente interamente realizzabili in manera custom, è possibile chiedere ad un utente o ad un gruppo di utenti di valorizzare campi, effettuare azioni sui documenti, delegare ad un utente una attività sul documento (ad esempio un capo ufficio che assegna al collega competente un determinato documento)
  • In base alla selezione nei campi delle azioni o alla valorizzazione di campi con valori prestabiliti in fase di creazione del WF è possibile pilotare il flusso verso rami diversi e fare effettuare al workflow stesso azioni differenti
  • Ad ogni step è possibile associare un utente responsabile o un gruppo prefedinito di utenti, che riceverà una notifica indicante la necessità di un’azione da parte sua
Esempio di notifica via email di richiesta attività sul documento

Quali sono i vantaggi di questa gestione?

  • Il processo segue degli schemi logici noti che lasciano un margine di errore molto basso
  • Le decisione relative al documento vengono assegnate alle persone realmente autorizzate ad attuarle 8sarà possibile inoltre gestire la delega ad altri utenti)
  • E’ possibile coinvolgere nel flusso anche risorse esterne come fornitori o clienti
  • Potendo avviare i work flow in maniera automatica N giorni prima della data di scadenza del documento, si riduce il rischio di effettuarne le attività troppo tardi, o di processare documenti meno urgenti per primi
  • In ogni momento è possibile sapere a che punto del processo si trovi il documento
  • E’ possibile monitorare per ogni step del workflow monitorarne i tempi di esecuzione, permettendo di riscontrare eventuali passi critici e migliorarne la gestione
Timeline per un flusso di approvazione: è possibile vedere data, ora inizio e fine di ogni step del WF

In uno dei prossimi articoli approfondiremo il concetto di workflow riportandone un modello reale e analizzandone i passaggi e la procedura di creazione sia dal punto di vista della realizzazione che dal punto di utilizzo lato utente finale.

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